هل عانيت يومًا من كثرة الأعمال وقلة الوقت؟ من المؤكد أن هذا الأمر قد واجهك في حياتك العملية، وقد يصبح الأمر أكثر سواءً إذا كنت صاحب العمل أو المدير، خصوصًا مع تكرار الأمر لأيام طويلة، مما يتسبب في تراكم العديد من الأعمال. إذا كنت تبحث عن حل لهذه المشكلة، قم بإتباع الخطوات التالية لتتمكن من إدارة وقتك بأفضل صورة ممكنة..
1-تنظيم الأفكار
يعاني أغلب الناس من كثرة الأفكار المتخبطة ما بين مهام العمل والخطط الواجب تنفيذها والحياة الشخصية، مما يتعين عليك تنظيم أفكارك أولًا، وإفراغ عقلك من الأفكار غير المتعلقة بالعمل، وذلك من خلال كتابة هذه الأفكار في ورقة أو مستند على الحاسوب الخاص بك، مما يمكنك من تركها جانبًا، والتركيز على المهام الأساسية.
2. تجنب تعدد المهام
من المؤكد أنك سمعت عن مصطلح الـ "Multi-tasking" أو تعدد المهام، وهو يعني القيام بأكثر من مهمة في آن واحد مما يؤدي إلى توقف العمل، وعدم إتمامه بالصورة المطلوبة، حيث تقوم بإنهاء جزء صغير والتوجه إلى مهمة أخرى، وقد يعتقد البعض أن هذا الأمر مفيد لهم، إلا أنه على العكس يضر بالإنتاجية بصورة كبيرة، ويتسبب في تراكم العمل، لذا ننصحك بتجنب هذا الأمر والتركيز على مهمة وبعد إنهائها يمكنك الانتقال لمهمة أخرى.
قد يكون الأمر صعبًا قليلًا فقد تستغرق المهمة يوم كامل مما يعرضك لعدم إتمام خطتك، ولكن حتى تتغلب على هذه المشكلة يمكنك تحميل أحد التطبيقات التي تعمل على تنظيم الوقت، حيث يمكنك تثبيتها على المتصفح الخاص بك، فيقوم التطبيق بتحديد وقت إتمام المهمة مع حجب باقي المهمات، مما يمكنك من التنفيذ في الوقت المناسب.
3-تخلص تمامًا من الأمور المشتتة
هناك عدد كبير من الأشياء التي يمكن أن تتسبب في تشتيت ذهنك أثناء العمل، ومن ضمنها إشعارات الهواتف الذكي، التي تتسبب في ضياع وقت طويل جدًا دون الشعور بذلك، كذلك وسائل التواصل الاجتماعي، وتحديثات البريد الإلكتروني قد تكون من عوامل التشتيت.
لذا عليك إيقاف إشعارات الهاتف، والاهتمام ببعض المحفزات التي تعمل على زيادة التركيز واسترخاء الأعصاب، فقد يحبذ البعض العمل مع موسيقى هادئة أو أجواء معينة، لذا أحرص دائمًا على توفير بيئة عمل مناسبة للخروج بأفضل النتائج.
أهمية التعلم الذاتي في عصر المعلومات
4-حدد أولوياتك
تحديد الأوليات هو واحد من أهم الأشياء التي عليك القيام بها لزيادة الإنتاجية، وحتى تتمكن من القيام بذلك عليك أولًا إدراك مهامك المختلفة ومدى الجهد والوقت التي تحتاجه لتسليمها، ويمكنك تقسيم عملك كما يلي:
- عاجل ومهم: وهي المهمة التي ستبدأ بها أولًا، نظرًا لسرعة الاحتياج لها.
- عاجل وغير مهم: هي مهمة يجب إتمامها سريعًا، ولكنها غير مهمة، لذا يمكنك تفويض شخص آخر بها.
- مهم وغير عاجل: هي مهمة يجب تنفيذها، ولكن ليس الآن، فيمكن تأجيلها لليوم التالي.
- غير مهم وغير عاجل: وهي المهام التي يمكن التخلص منها لعدم أهميتها، حيث عليك التركيز على الأمور الهامة فقط.
.png)
5-ترتيب فترات الاستراحة
.png)
خطأ كبير يقع فيه الكثير من رواد الأعمال ومديري الشركات هو عدم أخذ فترة من الراحة من وقت لآخر، إذ أن الجلوس لوقت طويل أمام مكتبك يقلل من النشاط والتركيز، لذا عليك تحديد فترات الاستراحة والالتزام بها حتى تتمكن من استعادة نشاطك والعمل بجد.
6-حدد وقت مناسب لكل مهمة
يعاني الكثير من مديري الشركات وحتى الموظفين من استغراق وقت طويل جدًا في إتمام مهمة واحدة، وعادة ما يحدث هذا الأمر بسبب عدم تحديد خطة زمنية للعمل، مما يعرضك للانشغال في وسط المهمة، ومن ثم الرجوع إليها الأمر الذي يتسبب في إهدار الوقت بصورة كبيرة.
لذلك تحتاج دائمًا لوضع خطة زمنية لكل مهمة، وعليك بإيجاد الدافع لإنجاز هذه الخطة، وإلا تسمح بتشتيت ذهنك كما ذكرنا مسبقًا. قانون باركنسون يقول "إن حجم العمل يتسع ليملأ أي وقت متوفر لإنجازه" لذا ننصحك بالالتزام بالوقت لإنجاز أكبر قدر ممكن من المهام، مما يزيد من الإنتاجية.
7-انجز المهمات الصعبة أولًا
عادة ما يكون الإنسان في قمة نشاطه ببداية اليوم، ويقل هذا النشاط تدريجيًا مع موعد انتهاء العمل، لذا احرص دائمًا على إنجاز المهام الصعبة وأنت في قمة نشاطك، إذ أن تركها لأخر اليوم، قد يتسبب في تأجيلها، أو على الأقل ستقوم بإنجازها ببطء شديد، ولكن أحرص على الحصول على بعض الراحة في وسط المهام الصعبة حتى لا يقل تركيزك.
8-قم بتقليل عدد الاجتماعات
أن كثرة الاجتماعات تتسبب في استهلاك وقت كبير، وعادة ما يكون لها وقع سيء على نفوس الموظفين، الأمر الذي يعود بالسلب على الإنتاجية، لذا احرص أن تكون الاجتماعات مفيدة ومحددة وأن يتم مناقشة أهم الأمور بها، حتى لا تحتاج إلى عقد المزيد من الاجتماعات الغير مجدية، كذلك يمكنك إرسال أهم المهام إلى موظفيك عن طريق البريد الإلكتروني بدلًا من إهدار الوقت في الحديث المطول.
يقول جيف بيزوس، الرئيس التنفيذي لشركة Amazon، أن الاجتماعات التي يزيد عدد أفرادها تكون أقل إنتاجية ومجرد مضيعة للوقت. لذا يجب أن تكون الاجتماعات أكثر دقة وأقل في عدد الأفراد.
